Fatturazione elettronica: breve vocabolario per imprese e partite Iva

Dalla A di “autofattura” alla X di “Xml”, passando per “notifiche” e “split payment”: il mondo della e-fattura in venti parole Sempre più aziende e professionisti si affidano alla fatturazione elettronica. Il servizio ha molti vantaggi: è semplice, efficiente e permette di risparmiare costi e tempo. Ci sono però alcuni concetti essenziali da conoscere per sfruttare al meglio fatturazione elettronica? Ecco un breve vocabolario dei termini più comuni che si incontrano utilizzando il servizio. App: grazie alle applicazioni di fatturazione elettronica è possibile avere con sé in qualsiasi momento i propri documenti. È possibile creare, inviare, gestire, conservare e ricevere le fatture elettroniche in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo. Le operazioni, senza trascurare la sicurezza, diventano così più rapide, semplificano il processo di contabilizzazione, condivisione e collaborazione tra aziende e commercialisti. Autofattura: è in tutto e per tutto una fattura, con la differenza che il destinatario coincide con l’emittente. È consentita in alcuni casi precisi, come l’autoconsumo, l’omaggio o per i passaggi interni tra attività Iva separate. B2B (business-to-business): letteralmente “da business a business”. Definisce il commercio nel quale i due soggetti della transazione sono entrambi aziende. B2C (business-to-consumer): dal business al consumatore. Include tutte le attività che, rivolgendosi direttamente al cliente finale, vendono articoli al dettaglio ed emettono scontrino fiscale. La fatturazione elettronica in questo caso non è obbligatoria, ma può essere effettuata su richiesta. B2G (business-to-government): descrive il rapporto tra aziende o professionisti con la Pubblica Amministrazione, che viene gestito attraverso la fattura elettronica PA. Secondo gli ultimi dati dell’Agenzia delle Entrate, l’1% delle fatture trasmesse in Italia dal primo gennaio 2019 è stato dedicato a questo tipo di transazioni, per un totale di oltre 2 milioni di fatture elettroniche B2G. L’adozione della fatturazione elettronica ha ridotto notevolmente gli errori, grazie all’integrazione del servizio con i dati dell’Agenzia delle Entrate, che può segnalare inesattezze o anomalie. Cedente/prestatore: è il soggetto fornitore che emette la fattura, vale a dire il mittente della documentazione prodotta. Cessionario/committente: è il cliente, il soggetto destinatario della fattura. Cig: acronimo che sta per “codice identificativo di gara”. È composto da dieci caratteri alfanumerici ed è necessario per indicare in maniera univoca una gara d’appalto. Codice destinatario: è un codice composto da numeri e lettere, univoco e a sette cifre. Va indicato all’interno della fattura elettronica perché serve per consentire al Sistema di interscambio di identificare chi è il mittente e chi è il destinatario. Conservazione: il servizio di fatturazione elettronica permette di accedere da computer o smartphone allo storico delle transazioni conservate. Costituisce un fattore importante per amministrare le proprie operazioni e i file sono tutelati da un sistema sicuro e a norma di legge. L’eliminazione di carta, stampanti e spazi fisici per l’archiviazione dei dati ha inoltre dei vantaggi in termini di sostenibilità ambientale. Cup: acronimo che sta per “codice unico di progetto”. È composto da 15 caratteri alfanumerici e va utilizzato nelle fatture relative a opere pubbliche. E-fattura: è il termine con cui viene indicata la fatturazione elettronica, ovvero il processo di invio, ricezione e trasmissione di una fattura attraverso i canali telematici. Tutto inizia nel 2014, quando la fatturazione elettronica diventa obbligatoria verso ministeri, agenzie fiscali ed enti di previdenza. Nel 2019 sono state registrate 130 milioni di fatture, ricevute e inviate, solo attraverso i sistemi di Aruba. Fattura anticipata: è un tipo di fattura emesso prima di effettuare l’operazione. Tali fatture devono essere trasmesse entro 12 giorni dalla data di emissione, che è considerata come la data di effettuazione dell’operazione. Fattura immediata: è il tipo di fattura più utilizzato, in cui data di emissione e data della transazione coincidono. Possono essere emesse entro 12 giorni dall’operazione. Fattura differita: viene impiegata per riepilogare una serie di cessioni o prestazioni effettuate nell’arco di un mese con lo stesso committente o cliente. Va emessa entro il 15 del mese successivo all’operazione. Firma digitale: è l’equivalente informatico di una tradizionale firma autografa. Se la seconda viene scritta su carta, la prima viene apposta su documenti elettronici. Entrambe ottengono lo stesso risultato: la validazione legale del documento. Tra questi, per esempio, una fattura elettronica. La firma digitale è obbligatoria nelle fatture elettroniche emesse verso la pubblica amministrazione, mentre è facoltativa in quelle fra privati. Notifiche – Il sistema di interscambio invia notifiche in modo da poter seguire l’esito dell’invio. L’utente riceve una “Ricevuta di consegna” nel caso in cui la fattura elettronica sia stata recapitata con successo. La “Notifica di scarto” si riceve quando il file Xml non è corretto e necessita di un nuovo invio. Ricevere la “Notifica di mancata consegna” significa che la fattura è stata emessa ed è presente sul portale Fatture e Corrispettivi del cliente, ma non è stata consegnata attraverso il metodo scelto (Pec o Codice Destinatario). Sdi: Il Sistema di interscambio per fatture elettroniche è la piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate e il canale attraverso il quale viaggiano l’emissione, la trasmissione e la ricezione della fattura elettronica. Il processo è diviso in tre fasi: emissione della fattura da parte del fornitore e trasmissione al Sdi, controllo della fattura da parte del Sdi, trasmissione della fattura al cliente. Grazie al SdI, i costi per la stampa e l’invio dei documenti cartacei sono azzerati. Split Payment: letteralmente “scissione dei pagamenti”. È un meccanismo che si applica a tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi nei confronti della Pubblica Amministrazione, a qualsiasi livello (nazionale e locale). Ciò permette al cliente di pagare solo l’importo imponibile, mentre l’Iva viene versata direttamente all’erario per conto di colui che emette la fattura. Xml: è il formato informatico utilizzato per le fatture elettroniche. Chi pensa di poter utilizzare file doc e pdf si sbaglia. Per fatturare elettronicamente il file deve essere appunto in formato XML, che può essere creato o ottenuto attraverso specifici software, anche se alcuni servizi integrano direttamente questa funzionalità. POST PRECEDENTE Dieci domande (e risposte) sulla fatturazione elettronica Articoli correlati